(3842) 36-40-75   обратный звонок

Учет путевых листов на предприятии

Журнал учета путевых листовПутевые листы были разработаны Госкомстатом для предприятий, на чьем балансе находятся используемые в работе автомашины. Для учета этих документов применяется специальный журнал (форма-8), тоже разработанный названным государственным органом. В него вкладываются уже отработанные путевые листы и передаются в отдел бухгалтерии компании.

Как работать с этими документами?

Путевой лист должен быть выдан водителю согласно его маршруту. На следующую смену водитель должен получить другой путевой лист. Если работник уезжает в продолжительную поездку, то документ выписывается на весь период времени нахождения в пути. Но такие случаи исключительные. При работе с путевыми листами необходимо соблюдать:

  • Период хранения документов - пять лет.
  • Если необходимо в путевой лист внести корректировки (они крайне нежелательны), то они должны быть удостоверены подписями двух должностных лиц. Например, водителя и иного должностного лица.
  • К путевому листу обычно прикладывается квитанция об оплате бензина.

Путевой лист необходим для отдела бухгалтерии: он выступает документом, заверяющим затраты водителя. Если водитель не заполнит поле о затратах на бензин, они могут быть признаны неподтвержденными.

Что должно быть отражено в документе?

На путевом листе должно быть наименование организации и печать. Кроме того, указаны данные:

  • организация;
  • дата;
  • № документа;
  • данные автомашины: марка и номер;
  • показания спидометра.

Эти сведения содержатся на лицевой стороне документа. С обратной стороны указываются сведения, касающиеся конкретной поездки. В документе существует графа под названием «лицензионная карточка». Она должна быть заполнена в том случае, если осуществляются требующие специального разрешения грузоперевозки.

Если транспортное средство взяли на заказ, то поле «код заказчика» обязательно заполняется. Водитель ответственен за груз и здоровье людей, если он их перевозит, поэтому его должны осматривать врачи до и после поездки. Если вердикт специалиста отсутствует, на компанию налагается административная ответственность, поскольку это является нарушением.

Рассматриваемые документы учитываются по форме-8, но в настоящее время существуют программы, которые позволяют учитывать предприятию путевые листы в электронном виде. Это значительно экономит время специалистов.